2.1. Şirket Tanımları

a. Şirket Nasıl Eklenir?

Sistem Otel'de Acenteler, Online Satış Kanalları, Ticari İşletmeler veya Resmi Kurumlar ... gibi rezervasyon aldığınız veya ürün satın aldığınız şirketleri kaydetmeniz gerekmektedir.

Bu işlemi Şirket Arama ekranından yeni butonuna tıklayarak başlatabilirsiniz.

Açılan pencere Şirket Kartıdır. Sistem, doldurmanız gereken minimum alanları "Kaydet" butonuna tıkladığınızda belirtir.

Dikkat Edilmesi Gereken Detaylar!

• Ticari Ünvan : Faturaya basılacak; kurumun resmi ismi. (Adres, Vergi Dairesi ... gibi bilgiler girilirse faturaya otomatik çekilir.)

• SOB : Rezervasyonun geldiği kaynak (Satış raporları için önemlidir.)

• Komisyon Tip : Şirkete ödenen komisyon varsa buradan belirtip raporlarda toplam ödenecek komisyonu görüntüleyebilirsiniz.

• Ödeme Tip : Bu şirketin faturalarını kimin ödeyeceği seçilir. (City Ledger : Kredili konaklama yani şirket öder anlamında kullanılır.)

• Renk : Oda Planı Ekranında bu şirket farklı bir renkte görülsün isteniyorsa değiştirilebilir.

• Alacaklı Hesabı : Tanımlanan şirket ürün satın alınan bir şirketse işaretlenir. ( Ön büronun görmesini istemiyorsanız Ön Büroda Gösterilsin işaretini kaldırmanız gerekir.)

Bir şirketi kaydettikten sonra o şirkete ait; adreslerini, yetkili kişilerin detaylı bilgilerini, o şirketle yapılan görüşmeleri , elektronik döküman kopyalarını veya iki tarih arasında verdiğiniz kontenjan sayılarını yukarıdaki sekmelerden kaydedebilirsiniz.

b. Yetkili Kişi, Adres ve Dosya nasıl kaydedilir?

Sistem Otel'de bir şirketin profiline birden fazla adres girilebilir. Bunun için şirket kartı kayıt edildikten sonra "Şirket Adres" sayfasına geçilerek "Yeni Adres" seçilir.

Açılan ekranda tanımlı olan adres tiplerinden birisi seçilerek gerekli bilgiler girilir ve kayıt edilir. Adres bilgilerinde girilen birinci adres bilgisi Sistem tarafından varsayılan tipinde atanarak fatura ve folyo gibi Firma adres bilgisi gereken belgelerde Sistem tarafindan kullanılır.

Adres bilgilerinde düzeltme yapmak için ekranda kayıt seçilerek fare ile iki kere tıklama veya "Düzelt" tuşuna basılabilir. Açılan ekranda gerekli düzenleme yapılıp kaydedilir.

Yetkili kişinin iletişim bilgilerini eklemek için ise; Kontak sekmesine geçilir. Bu ekrandan "Yeni Kontak" butonuna tıklanarak işlem yapılır.

Bir şirketin yetkilileriyle yapılan her türlü görüşme (Fiyat teklifi, tanıtım, promosyon bilgilendirmesi, kontenjan talebi ... gibi) Sistem Otele kaydedilip daha sonra satış departmanının şirketle olan aksiyonunu raporlamak adına kullanılabilir.

Şirket kartının içinden "Görüşme" sekmesi seçilir ve "Yeni Görüşme" butonuna tıklanarak görüşme detayları kaydedilir.

İlgili kişi ve Görüşme Neden kısımları yanlarında bulunan Ekle butonu sayesinde güncellenip otel bazlı özelleştirilebilir.

Kaydedilen görüşmelerin şirket bazlı veya toplu kayıtlarını "Raporlar" menüsünden "Şirket Görüşme Kayıtları" raporunu kullanarak görüntüleyebilir ve yazdırabilirsiniz.

Şirketlerle yapılan sözleşmelerin veya şirketi ilgilendiren evrakların elektronik kopyalarını sisteme kaydetmek için "Dosya ve Döküman" sekmesini seçip "Yeni Dosya" butonuna tıklanarak işleme başlanır. Noktalı butona tıklanarak kaydedilecek dosyanın konumu seçilir. Kayıtlı bir dosyayı görüntülemek için ise "Dosya Aç" butonu tıklanır.

c. Kontenjan nasıl açılır?

Şirketlere belirli tarihler arasında oda ayırmak için; ilgili şirketin şirket kartına girerek kontenjan sekmesi seçilir. Yeni kontenjan butonuna tıklayarak kayıt yapılır.

Açılan ekranda tarih bilgisi girilir, Bitim gün (Relase day) varsa seçilir. Oda tipi bazında kontenjan açmak için oda tipinin yanına kaç oda ayrılmak isteniyorsa yazılır. Oda tipi olmaksızın kontenjan açmak için ise en altta bulunan boş kutuya kaç oda ayrılmak isteniyorsa yazılır. İstenildiği zaman kontenjan ayırma işlemi "Kontenjan Durdur" kısmını işaretleyerek durdurulur.