3.1 Rezervasyon Oluşturma

a. Rezervasyon Nasıl Açılır?

Sistem Otelde rezervasyon oluşturmak için üst menüde bulunan Rezervasyon butonuna tıklanır. Açılan ekran forecast ekranıdır. Bu ekranda seçilen iki tarih arasında otelin doluluk oranlarını, dolu, boş, gelecek, gidecek oda sayılarını görüntülenir.

Yeni "Rezervasyon" butonuna tıklayarak rezervasyon oluşturma ekranı açılır.

Açılan ekranda rezervasyona ait detaylar girilerek kaydedilir.

Önemli Detaylar

1- Acente yazan kısımda bir şirket seçebilmek için önce şirket kaydı yapılmalıdır. Şirket seçilmezse sistem otomatik olarak münferit algılar. (Acente kısmında bulunan arama butonunu kullanarak tüm şirketlerin listesini görüp yoksa yine aynı yerden ekleme yapılabilir.)

2- Fiyat tanımı girilmiş olan şirketler için sistem ilgili tarihi kapsayan fiyatı otomatik olarak atar. Afişe fiyat çekilmek isteniyorsa Fiyat kısmından seçim yapılmalıdır.

3- Acente Ref No kısmı şirketlerin rezervasyon onay veya voucher numarasıdır. Aynı referans numarasıyla sadece bir rezervasyon kaydedilebilir.

4- Rezervasyon İptali veya Opsiyonel, Temp, Waitlist rezervasyon seçenekleri için Rezervasyon Durum kısmı değiştirilir.

5- Oda Tip sekmesinde bulunan Fiyat kısmı tek gecelik fiyatlandırma içindir. Rezervasyonun toplam tutarı en altta görüntülenebilir. Eğer günlük fiyat girilmek istenirse G.Fiyat butonu veya Günlük Fiyat Sekmesinden yapılabilir.

6- Rezervasyon Onay Butonundan rezervasyona ilişkin rapor görüntülenip istenirse yazdırılır veya E-Mail Gönderilir.

b. Grup Rezervasyonu Nasıl Yapılır?

Bir rezervasyona bağlı birden çok oda seçilerek grup rezervasyonu girilmek istendiğinde; oda tip sekmesindeki oda seçme bölümü kullanılır.

• Oda tipi bazında O.Adet (oda adet) arttırılacağı gibi "+" butonuna tıklayarak farklı oda tipleri veya kişi sayıları da eklenebilir.

• "Oda" sekmesinden odaların blokajları, giriş çıkış tarihleri, oda bazlı günlük fiyatları, register kartları düzenlenebilir.

• "Müşteri" sekmesinden odalarda kalacak kişiler için ad soyad veya daha detaylı bilgi girilebilir.

• "Açıklamalar" sekmesinden Giriş, Çıkış, HK ve Özel not alanlarına önemli uyarılar eklenebilir.

• "Transfer" sekmesinden Misafirlerin Transfer bilgileri eklenip raporlar kısmından raporlanabilir. (Havalimanı transferi gibi)

c. Erken Ödeme (Depozito) Nasıl Girilir?

Oluşturulan bir rezervasyona depozito veya provizyon girebilmek için; erken ödeme sekmesi kullanılır. Açılan ekranda "Yeni" butonunu kullanarak erken ödeme, "Provizyon" butonunu kullanarak provizyon girişi yapılır. Hesap türü, tutar ve döviz seçilip kaydedilir. (Uyarı: Döviz cinsinden girilen depozitolar rezervasyonun kurlarını sabitleyip, checkin sonrasında da aynı kurlarla işlem yapılmasını sağlar. Bu kurlar işlemi girerken manuel olarak değiştirilebilir.)

Erken ödeme girilen rezervasyona sistem otomatik olarak üst tarafta gösterdiği Master Folyoyu açar ve misafir giriş yapana kadar Aktif Folyoların altında Misafirin adına açtığı bu folyoda ödemeyi bekletir. Rezervasyonun iptali durumunda No show veya Para iadesi bu folyo içerisinde yapılır.

(Önemli Not: Eğer rezervasyona ait bir oda varsa oda checkin olduktan sonra açılan Master folyo otomatik olarak kapanıp içindeki hesap odaya aktarılır. Rezervasyona ait birden fazla oda varsa Master folyo check out gününe kadar açık kalır.)